I. Conceito, uso e obrigatoriedade da NF-e

1. O que é a Nota Fiscal Eletrônica - NF-e?
Podemos conceituar a Nota Fiscal Eletrônica como sendo um documento de existência apenas digital, emitido e armazenado eletronicamente, com o intuito de documentar, para fins fiscais, uma operação de circulação de mercadorias ou uma prestação de serviços, ocorrida entre as partes. Sua validade jurídica é garantida pela assinatura digital do remetente (garantia de autoria e de integridade) e a Autorização de uso fornecida pelo Fisco, antes da ocorrência do fato gerador.

2. Já existe legislação aprovada sobre a NF-e?

3. Quais são as vantagens da NF-e?
A nota fiscal eletrônica proporciona benefícios a todos os envolvidos em uma transação comercial.
Para os emitentes da Nota Fiscal Eletrônica (vendedores) podemos citar os seguintes benefícios:
Redução de custos de impressão do documento fiscal, uma vez que o documento é emitido eletronicamente. O modelo da NF-e contempla a impressão de um documento em papel, chamado de Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (DANFE), cuja função é acompanhar o trânsito das mercadorias ou facilitar a consulta da respectiva NF-e na internet. Apesar de ainda haver, portanto, a impressão de um documento em papel, deve-se notar que este pode ser impresso em papel comum A4 (exceto papel jornal), geralmente em apenas uma via;
Redução de custos de aquisição de papel, pelos mesmos motivos expostos acima;
Redução de custos de armazenagem de documentos fiscais. Atualmente os documentos fiscais em papel devem ser guardados pelos contribuintes, para apresentação ao fisco pelo prazo decadencial. A redução de custo abrange não apenas o espaço físico necessário para adequada guarda de documentos fiscais como também toda a logística que se faz necessária para sua recuperação. Um contribuinte que emita, hipoteticamente, 100 Notas Fiscais por dia, contará com aproximadamente 2.000 notas por mês, acumulando cerca de 120.000 ao final de 5 anos. Ao emitir os documentos apenas eletronicamente a guarda do documento eletrônico continua sob responsabilidade do contribuinte, mas o custo do arquivamento digital é muito menor do que o custo do arquivamento físico;
GED - Gerenciamento Eletrônico de Documentos: a NF-e é um documento eletrônico e não requer a digitalização do original em papel, o que permite a otimização dos processos de organização, guarda e gerenciamento de documentos eletrônicos, facilitando a recuperação e intercâmbio das informações;
Simplificação de obrigações acessórias: inicialmente a NF-e prevê dispensa de Autorização de Impressão de Documentos Fiscais - AIDF. No futuro outras obrigações acessórias poderão ser simplificadas ou eliminadas com a adoção da NF-e;
Redução de tempo de parada de caminhões em Postos Fiscais de Fronteira: com a NF-e, os processos de fiscalização realizados nos postos fiscais de fiscalização de mercadorias em trânsito serão simplificados, reduzindo o tempo de parada dos veículos de cargas nestas unidades de fiscalização;
Incentivo a uso de relacionamentos eletrônicos com clientes (B2B): o B2B (business-to-business) é uma das formas de comércio eletrônico existentes e envolve as empresas (relação "empresa - à - empresa"). Com o advento da NF-e, espera-se que tal relacionamento seja efetivamente impulsionado pela utilização de padrões abertos de comunicação pela internet e pela segurança trazida pela certificação digital.
Para as empresas destinatárias de Notas Fiscais (compradoras), podemos citar os seguintes benefícios:
Eliminação de digitação de notas fiscais na recepção de mercadorias, uma vez que poderá adaptar seus sistemas para extrair as informações, já digitais, do documento eletrônico recebido. Isso pode representar redução de custos de mão-de-obra para efetuar a digitação, bem como a redução de possíveis erros de digitação de informações;
Planejamento de logística de recepção de mercadorias pelo conhecimento antecipado da informação da NF-e, pois a previsibilidade das mercadorias a caminho permitirá prévia conferência da Nota Fiscal com o pedido, quantidade e preço, permitindo, além de outros benefícios, o uso racional de docas e áreas de estacionamento para caminhões;
Redução de erros de escrituração devido à eliminação de erros de digitação de notas fiscais;
GED - Gerenciamento Eletrônico de Documentos, conforme os motivos expostos nos benefícios das empresas emitentes;
Incentivo a uso de relacionamentos eletrônicos com fornecedores (B2B), pelos motivos já expostos anteriormente.
Benefícios para a Sociedade:
Redução do consumo de papel, com impacto positivo em termos ecológicos;
Incentivo ao comércio eletrônico e ao uso de novas tecnologias;
Padronização dos relacionamentos eletrônicos entre empresas;
Surgimento de oportunidades de negócios e empregos na prestação de serviços ligados a NF-e.
Benefícios para os Contabilistas:
Facilitação e simplificação da Escrituração Fiscal e contábil;
GED - Gerenciamento Eletrônico de Documentos, conforme os motivos expostos nos benefícios das empresas emitentes;
Oportunidades de serviços e consultoria ligados à NF-e.

Benefícios para o Fisco:
Aumento na confiabilidade da Nota Fiscal;
Melhoria no processo de controle fiscal, possibilitando um melhor intercâmbio e compartilhamento de informações entre os fiscos;
Redução de custos no processo de controle das notas fiscais capturadas pela fiscalização de mercadorias em trânsito;
Diminuição da sonegação e aumento da arrecadação sem aumento de carga tributária;
GED - Gerenciamento Eletrônico de Documentos, conforme os motivos expostos nos benefícios das empresas emitentes;

Suporte aos projetos de escrituração eletrônica contábil e fiscal da Secretaria da Receita Federal e demais Secretarias de Fazendas Estaduais (Sistema Público de Escrituração Digital - SPED).

4. Quais os tipos de documentos fiscais em papel que a NF-e substitui?
Atualmente a legislação nacional permite que a NF-e substitua a nota fiscal modelo 1 e 1A, que é utilizada, em regra, para documentar transações comerciais com mercadorias entre pessoas jurídicas.
Não se destina a substituir os outros modelos de documentos fiscais existentes na legislação como, por exemplo, a Nota Fiscal a Consumidor (modelo 2) ou o Cupom Fiscal.
Os documentos que não foram substituídos pela NF-e devem continuar a ser emitidos de acordo com a legislação em vigor. Por exemplo:
Nota Fiscal de Serviço de Comunicação, modelo 21; e
Nota Fiscal de Serviço de Telecomunicações, modelo 22;

Também pode ser utilizada em substituição à Nota Fiscal de Produtor, modelo 4. (AJUSTE SINIEF nº 15/ 2010.), quando o emissor for pessoa jurídica.

5. Para quais tipos de operações (ex: entrada, saída, importação, exportação, simples remessa) a NF-e pode ser utilizada?
A NF-e substitui a nota fiscal modelo 1 e 1-A em todas as hipóteses previstas na legislação em que esses documentos possam ser utilizados. Isso inclui, por exemplo: a Nota Fiscal de entrada, operações de importação, operações de exportação, operações interestaduais ou ainda operações de simples remessa.

6. Quais empresas e a partir de quando serão obrigadas à emissão de NF-e?
A obrigatoriedade de emissão de NF-e, em âmbito Nacional, está prevista para os contribuintes elencados nos seguintes dispositivos legais:
Protocolo ICMS 10/07 e suas alterações, para os anos de 2008 e 2009;
Protocolo ICMS 42/09 e suas alterações, para o ano de 2010 em diante.
Para os demais contribuintes, a estratégia de implantação nacional é que estes, voluntariamente e gradualmente, independente do porte, se interessem por ser emissores da Nota Fiscal Eletrônica.
A obrigatoriedade se aplica a todas as operações efetuadas em todos os estabelecimentos dos contribuintes referidos nos Protocolos de ICMS citados acima, ficando vedada a emissão de nota fiscal, modelo 1 ou 1-A

Entretanto, conforme a cláusula segunda do Protocolo ICMS nº 42/2009, ficam obrigados a emissão de NF-e, independentemente da atividade econômica exercida às operações destinadas a: Administração Pública direta ou indireta, inclusive empresa pública e sociedade de economia mista, de qualquer dos Poderes da União, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios; com destinatário localizado em unidade da Federação diferente daquela do emitente e de comércio exterior (importação e exportação).

7. O que muda para meu cliente se minha empresa passar a utilizar NF-e em suas operações?
A principal mudança para os destinatários da NF-e, seja ele emissor ou não deste documento, é a obrigação de verificar a validade da assinatura digital e a autenticidade do arquivo digital, bem como a concessão da Autorização de Uso da NF-e mediante consulta eletrônica nos sites das Secretarias de Fazenda ou Portal Nacional da Nota Fiscal Eletrônica (www.nfe.fazenda.gov.br).
Importante observar que é obrigatório encaminhar ou disponibilizar download do arquivo XML da NF-e e seu respectivo protocolo de autorização para, conforme previsto no parágrafo 7º da cláusula sétima do Ajuste SINIEF 07/05:

  • O destinatário da mercadoria, pelo emitente da NF-e imediatamente após o recebimento da autorização de uso da NF-e;
  • O transportador contratado, pelo tomador do serviço antes do início da prestação correspondente.

Para verificar a validade da assinatura e autenticidade do arquivo digital o destinatário tem à disposição o "VISUALIZADOR DE DOCUMENTO FISCAL ELETRÔNICO", disponível para download em: http://www.nfe.fazenda.gov.br/portal/visualizador.aspx.
O emitente e o destinatário da NF-e deverão conservar a NF-e em arquivo digital pelo prazo previsto na legislação, para apresentação ao fisco quando solicitado, e utilizar o código "55" na escrituração da NF-e para identificar o modelo.
Caso o cliente não seja credenciado a emitir NF-e, alternativamente à conservação do arquivo digital mencionada, ele poderá conservar o DANFE relativo à NF-e e efetuar a escrituração da NF-e com base nas informações contidas no DANFE, desde que feitas as verificações citadas acima.

Atenção: relativamente às operações em que seja obrigatória a emissão da NF-e, o destinatário deverá exigir a sua emissão, sendo vedada a recepção de mercadoria cujo transporte tenha sido acompanhado por outro documento fiscal, ressalvada a hipótese prevista na emissão de DANFE em formulário de segurança devido à problemas técnicos na emissão da NF-e.

8. A Nota Fiscal Eletrônica e o seu documento auxiliar - DANFE, podem ser utilizados para documentar vendas de mercadorias a Órgãos Públicos (Administração Direta ou Indireta) e empresas públicas?
Conforme resposta a pergunta 6, as vendas de mercadorias destinadas a Administração Pública, inclusive empresa pública e sociedade de economia mista de qualquer dos poderes devem ser realizadas com Nota Fiscal Eletrônica.

9. O destinatário da mercadoria pode exigir a Nota Fiscal em papel modelo 1 ou 1A ao invés da Nota Fiscal Eletrônica?
Não, esta exigência não poderá ser feita pelos destinatários.
Nos casos em que o emitente for obrigado ao uso da NF-e, a obrigatoriedade de emissão de NF-e aplica se a todas as operações praticadas em todos os estabelecimentos, sendo vedada a emissão de nota fiscal, modelo 1 ou 1-A.

Atenção: Relativamente às operações em que seja obrigatória a emissão da NF-e, o destinatário deverá exigir a sua emissão, sendo vedada a recepção de mercadoria cujo transporte tenha sido acompanhado por outro documento fiscal, ressalvada a hipótese prevista na emissão de DANFE em formulário de segurança devido a problemas técnicos na emissão da NF-e, bem como nos casos de excepcionalidades definidas na legislação.

10. As empresas obrigadas serão credenciadas de ofício pela Secretaria da Fazenda ou terão que providenciar seu credenciamento para emissão de NF-e?
O contribuinte obrigado a emissão de NF-e por atividade que eventualmente não forem cadastrados de ofício. Ou que sejam obrigados por operações (operação com entidades públicas/operação interestadual/operação com comércio exterior) devem solicitar o credenciamento para emissão de NF-e junta a SEFAZ/AC, mediante o preenchimento de formulário que será Protocolado na Agência de seu domicílio.

De outro modo, o contribuinte que não pratique as atividades da obrigatoriedade mas tenha sido credenciado de ofício deverá procurar a repartição fiscal de sua jurisdição para providenciar a regularização de sua situação cadastral, modificando as atividades de seu cadastro que tenham vínculo com a obrigatoriedade para a seguir efetuar a anulação da informação de obrigatoriedade.

11. Os contribuintes obrigados a emitir NF-e podem antecipar o início desta emissão?
Sim, qualquer contribuinte que o desejar poderá iniciar a emissão de NF-e em substituição à NF Mod. 1 ou 1-A, desde que esteja credenciado em produção no Estado do Acre.

12. Os estabelecimentos obrigados a emitir NF-e que optarem por antecipar sua emissão, anteciparão também a data inicial da obrigatoriedade de emissão de NF-e?
Não. Os estabelecimentos obrigados a emitir NF-e que anteciparem a data de seu uso serão considerados emissores voluntários até que chegue a data inicial da obrigatoriedade.

Enquanto não houver iniciado a obrigatoriedade, poderão emitir documentos fiscais em papel modelo 1 ou 1-A. Chamamos a atenção que este procedimento pode ser diferenciado em algumas UFs.

13. Quais CNAE`s geram a obrigatoriedade de emissão de NF-e?
As obrigatoriedades previstas no Protocolo ICMS 10/2007 aplicam-se aos contribuintes que exercem efetivamente as atividades econômicas relacionadas no respectivo Protocolo, referente às etapas ocorridas nos anos de 2008 e 2009.

As obrigatoriedades previstas no Protocolo ICMS 42/2009 aplicam-se aos contribuintes enquadrados nos códigos da Classificação Nacional de Atividades Econômicas - CNAE, descritos no respectivo Protocolo, referente as etapas ocorridas em 2010 e prorrogações. Deve-se considerar o código da CNAE principal do contribuinte, bem como os secundários, conforme conste ou, por exercer a atividade, deva constar em seus atos constitutivos ou em seus cadastros, junto ao Cadastro Nacional de Pessoas Jurídicas (CNPJ) da Receita Federal do Brasil (RFB) e no cadastro de contribuinte do ICMS do Estado do Acre.

14. Uma empresa credenciada a emitir NF-e deve substituir 100% de suas notas fiscais em papel pela Nota Fiscal Eletrônica?
O estabelecimento credenciado a emitir NF-e por atividade deve emitir a NF-e em todas as operações que realizar.

O estabelecimento credenciado por operações e que não seja obrigado em razão da atividade exercida, deve emitir NF-e nas operações em que a legislação tributária determine. Atente-se que este procedimento pode ser diferenciado em algumas UFs.

15. As médias e pequenas empresas também podem emitir NF-e?
Sim. Independente do porte, as empresas que praticam uma das atividades econômicas obrigadas, devem emitir NF-e. Da mesma forma, as empresas que não estiverem obrigadas poderão, voluntariamente, aderir à emissão de documento fiscal eletrônico.

16. Quais os procedimentos para que uma empresa interessada possa passar a emitir NF-e?
As empresas interessadas em emitir NF-e deverão, em resumo:
Possuir acesso à internet (com qualquer velocidade de acesso, até discada, se for compatível com o volume de emissões);
Se não estiver credenciada sumariamente em decorrência da obrigatoriedade, solicitar seu credenciamento como emissoras de NF-e na Secretaria da Fazenda em que possua estabelecimentos. O credenciamento em uma unidade da federação não credencia a empresa perante as demais unidades, ou seja, a empresa deve solicitar credenciamento em todos os Estados em que possuir estabelecimentos e nos quais deseja emitir NF-e.
Possuir certificação digital (possuir certificado digital, emitido por Autoridade Certificadora credenciado ao ICP-Brasil contendo o n° do CNPJ de qualquer dos estabelecimentos do contribuinte);

Utilizar aplicação de emissão própria ou adquirida, que deverá estar configurada com os Web Services apropriados ou utilizar a versão de produção. Ou utilizar o emissor gratuito desenvolvido pela SEFAZ do Estado de São Paulo, disponível no endereço: http://www.emissornfe.fazenda.sp.gov.br/.

17. Qual a diferença entre os ambientes de homologação (teste) e de produção das Secretarias de Fazenda?
As NF-e enviadas para o ambiente de produção têm validade jurídica junto à SEFAZ e substituem as notas fiscais em papel modelo 1 ou 1A.

Os documentos enviados para o ambiente de homologação (testes) NÃO têm validade jurídica e NÃO substituem as notas fiscais em papel modelo 1 ou 1A.

18. Após o início da emissão de NF-e com validade jurídica a empresa poderá continuar os testes de seus sistemas?
Sim, ao credenciar-se como emissora de NF-e, a empresa continua habilitada a testar suas soluções tecnológicas de envio de NF-e no ambiente de testes da SEFAZ.

19. Para ser emissor da NF-e, a empresa precisa estar em dia com suas obrigações fiscais?
Atualmente a regularidade fiscal exigida para o contribuinte tornar-se emissor da NF-e diz respeito tão-somente a estar regularmente inscrito na Secretaria da Fazenda da sua unidade federada de origem, não havendo impedimentos decorrentes de outros débitos com o fisco para a empresa tornar-se emissora da NF-e.

20. Quem é responsável pelo credenciamento de empresas de outros Estados que utilizam Sefaz Virtual?
A SEFAZ-Virtual/RS e a SEFAZ-Virtual/AN são responsáveis apenas pelo credenciamento de seus contribuintes (contribuintes do RS ou contribuintes exclusivamente da RFB). Os demais contribuintes, ainda que usuários do SEFAZ Virtual (RS ou AN), deverão efetuar seu credenciamento na repartição fiscal da sua unidade federada.

21. Quando o contribuinte possui mais de um estabelecimento no Estado, precisa credenciar todos ou apenas um deles?
No Estado do Acre o credenciamento é feito por estabelecimento.

22. Para solicitar o credenciamento na NF-e devo informar o CNPJ da matriz quando localizada em outro Estado ou da filial localizada no Estado?
Conforme definido na questão anterior, o credenciamento deve ser feito pelo CNPJ do estabelecimento filial localizado no estado.

23. O acesso ao ambiente de teste e de produção está aberto para as empresas de software que desejarem desenvolver programas para a NF-e?
Atualmente o acesso aos ambientes da NF-e da Sefaz, seja o de testes ou o de produção, somente é autorizado para contribuintes (ICMS/IPI) devidamente credenciados como emissores da NF-e.

24. Ser usuário de processamento eletrônico de dados é condição para ser emissor de NF-e?
Não. Todo contribuinte que exercer uma atividade enquadrada na obrigatoriedade de emissão de NF-e deverá substituir as notas fiscais modelo 1 e 1-A por NF-e, independentemente de antes do início da obrigatoriedade ser usuária ou não de processamento eletrônico de dados.

25. O que o contribuinte fabricante de vinho ou cachaça que tenha auferido no exercício anterior receita bruta inferior a R$ 360.000,00 deve fazer para ser dispensado da obrigatoriedade de emitir NF-e?
O contribuinte que se enquadrar em um dos casos de dispensa da obrigatoriedade de emitir NF-e, descritos nos § 2º das cláusulas primeiras dos Protocolos ICMS 10/2007 e 42/2009, deverá solicitar a dispensa de uso da NF-e. A solicitação será analisada pelo Fisco da circunscrição do estabelecimento solicitante.

26. Em caso de troca de CNPJ, de fusão, incorporação e cisão de empresas, como fica o credenciamento?
Conforme definido na questão 22, o contribuinte deve seguir a legislação da circunscrição de sua filial.

27. No caso de importação, a empresa é obrigada a emitir NF-e para todas as operações (importações, vendas, transferências, etc.) ou somente para as importações das mercadorias introduzidas na obrigatoriedade pelo Protocolo ICMS 87/2008?
Para aqueles contribuintes que realizem operações de comércio exterior (importação e exportação) estarão sujeitos à obrigatoriedade de emissão RESTRITA a estas operações, caso não se enquadrem em nenhuma outra hipótese de obrigatoriedade.

II. Obrigações acessórias (o que muda com a NF-e)

1. Com a NF-e continua necessário obter previamente a AIDF (Autorização de Impressão de Documento fiscal)?
Para a NF-e não existe mais a figura da AIDF, uma vez que não há mais a impressão gráfica de documento fiscal. O procedimento de autorização de uso do documento fiscal passa a ser automático e executado para cada Nota Fiscal emitida. Se a empresa é obrigada a emitir, também, outros modelos de documento fiscal (ex.: nota fiscal de venda a consumidor), deverá solicitar a AIDF para esses documentos.

2. Com a NF-e continua necessário gerar o SINTEGRA, apresentar o DAM, escriturar livros fiscais, etc.?
Neste momento, ficam mantidas todas as obrigações acessórias às quais os contribuintes estão sujeitos atualmente, com exceção da AIDF para a emissão de Nota Fiscal Eletrônica.

Com a implantação progressiva da NF-e, bem como os demais subprojetos do Sistema Público de Escrituração Digital (EFD), a tendência é que, futuramente, diversas obrigações acessórias, como as citadas, sejam paulatinamente substituídas ou dispensadas.

3. Considerando que a Secretaria da Fazenda já recebe a NF-e, seria correto afirmar que as informações da NF-e não precisarão ser mais fornecidas ao Fisco na entrega de arquivos de escrituração eletrônica?
Não. As obrigações acessórias a que os contribuintes estão sujeitos deverão contemplar também as informações já transmitidas por meio da Nota Fiscal Eletrônica.

4. É correto afirmar que, como a Secretaria da Fazenda já recebe a NF-e, a empresa emitente não mais precisa guardar a NF-e?
Não. O emitente e o destinatário deverão manter em arquivo digital as NF-e`s pelo prazo estabelecido na legislação tributária para a guarda dos documentos fiscais. Quando solicitado, deverão apresentar os arquivos digitais à administração tributária.

Caso o destinatário (comprador) não tenha condições de receber o arquivo digital, deverá armazenar o DANFE pelo prazo decadencial.

5. As empresas (emitentes e destinatárias) deverão guardar algum tipo de documento (NF-e ou DANFE)?
A regra geral é que o emitente e o destinatário deverão manter em arquivo digital das NF-e pelo prazo estabelecido na legislação tributária para a guarda dos documentos fiscais, devendo ser apresentadas à administração tributária, quando solicitado. Assim, o emitente deve armazenar apenas o arquivo digital.
No caso da empresa destinatária das mercadorias e da NF-e, e que seja emitente de NF-e, ela não precisará guardar o DANFE, mas apenas o arquivo digital recebido.
Caso o destinatário não seja contribuinte credenciado para a emissão de NF-e, poderá, alternativamente, manter em arquivo o DANFE relativo à NF-e da operação pelo prazo decadencial estabelecido pela legislação, devendo ser apresentado à administração tributária, quando solicitado.

Reforçamos que o destinatário sempre deverá verificar a validade e autenticidade da NF-e e a existência de Autorização de Uso da NF-e, tenha ele recebido o arquivo digital ou o DANFE acompanhando a mercadoria.

6. Em caso de sinistro ou perda do arquivo eletrônico das NF-e, seriam estas disponibilizadas para recuperação por parte da SEFAZ ou SRF?
Sim. Com fundamento no instituto da denúncia espontânea o contribuinte poderá requer a SEFAZ os arquivos das Notas Fiscais eletrônicas.

7. A empresa é obrigada a guardar a NF-e pelo período previsto na legislação. Ela pode armazenar esses arquivos em banco de dados?
A NF-e é o arquivo XML assinado digitalmente agregado com a sua respectiva autorização de uso. Esses elementos é que devem ser armazenados, no mesmo formato que foram transmitidos e autorizados.

A manutenção das informações em banco de dados é decisão do contribuinte. Esses bancos de dados são importantes para as questões operacionais da empresa, mas não substituem a obrigação da guarda do XML da NF-e.

III. Modelo Operacional (o que muda com a NF-e)

1. Como funciona o modelo operacional da NF-e?
De maneira simplificada, a empresa emissora de NF-e gerará um arquivo eletrônico que deverá conter as informações fiscais da operação comercial e também ser assinado digitalmente pelo emitente para garantir a integridade dos dados e a autoria do emissor.
Este arquivo eletrônico, que corresponde a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e), é então transmitido pela internet para a Secretaria da Fazenda do Estado em que estiver localizado o emitente, que faz uma pré-validação do arquivo e devolverá uma autorização de uso, sem a qual não poderá haver o trânsito da mercadoria.
Após a autorização do uso da NF-e, a Secretaria da Fazenda disponibiliza consulta, na internet, para o destinatário e outros legítimos interessados que detenham a chave de acesso do documento eletrônico.
Este mesmo arquivo da NF-e é ainda transmitido, pela Secretaria de Fazenda do Estado do emitente, para a Receita Federal do Brasil, que será repositório de todas as NF-e emitidas (Ambiente Nacional) e, no caso de uma operação interestadual, para a Secretaria de Fazenda de destino da operação. Também é transmitida para a unidade federada de desembaraço aduaneiro, em se tratando de operação de importação de mercadoria ou bem do exterior, e para a Superintendência da Zona Franca de Manaus - SUFRAMA, quando a NF-e tiver como destinatário pessoa localizada nas áreas incentivadas.

Para acompanhar o trânsito da mercadoria, deve ser impressa uma representação gráfica simplificada da nota fiscal eletrônica, intitulado DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica), em papel comum, e m única via, que trará impresso, em destaque, a chave de acesso para consulta da NF-e na internet e um código de barras unidimensional que facilitará a captura e a confirmação de informações da NF-e pelos Postos Fiscais de fronteira dos demais Estados.

2. Quais são as validações realizadas pela Secretaria da Fazenda na autorização de uma NF-e?
Na recepção de cada NF-e pela Secretaria da Fazenda, para fins de autorização de uso, são feitas as seguintes validações:

  • Assinatura digital - para garantir a autoria da NF-e e sua integridade;
  • Arquivo digital da NF-e - para garantir a observância ao leiaute do arquivo estabelecido no "Manual de Orientação do Contribuinte - MOC";
  • Numeração da NF-e - para garantir que a mesma NF-e não seja recebida mais de uma vez;
  • Emitente autorizado - se a empresa emitente da NF-e está credenciada e autorizada a emitir NF-e na Secretaria da Fazenda;
  • A regularidade fiscal do emitente - se o emissor está regularmente inscrito na Secretaria da Fazenda da unidade federada em que estiver localizado.

Dessa forma, o fato de uma NF-e estar com seu uso autorizado pela Secretaria da Fazenda (SEFAZ) significa simplesmente que a SEFAZ recebeu uma declaração da realização de uma determinada operação comercial a partir de determinada data e que verificou previamente determinados aspectos formais (autoria, formato e autorização do emitente) daquela declaração, não se responsabilizando, em nenhuma hipótese, pelo aspecto de mérito, que é de inteira responsabilidade do emitente do documento fiscal.
Caso na validação sejam detectados erros ou problemas no reconhecimento da autoria ou da integridade do arquivo digital, no formato de campos, na numeração ou com o credenciamento do emitente, a NF-e será rejeitada, não sendo gravada no banco de dados da SEFAZ. Nesse caso, a numeração da NF-e rejeitada ainda poderá ser utilizada.
Importante: ao rejeitar uma NF-e, a SEFAZ sempre indicará o motivo da rejeição na forma de códigos de erros e a respectiva mensagem de erro. Esses códigos podem ser consultados no Manual de Orientação do Contribuinte - MOC, disponível no Portal Nacional da NF-e.
A Sefaz poderá, ainda, denegar uma NF-e em caso de irregularidade fiscal do emitente. Nesse caso, aquela NF-e será gravada na SEFAZ com status "denegado o uso", e o contribuinte não poderá utilizá-la. Em outras palavras, o número da NF-e denegada não poderá mais ser utilizado, cancelado ou inutilizado.

3. Quanto tempo demora a autorização de NF-e pela Secretaria da Fazenda?
O tempo médio de autorização de cada NF-e tem se mantido inferior a 1 (um) segundo. Cabe ressaltar que, como a NF-e é transmitida em lotes, podendo ser, inclusive, transmitidos vários lotes em simultâneo, o sistema autorizador está estruturado para processar diversas NF-e de forma paralela, de modo que a empresa poderá obter a autorização de várias NF-e dentro do mesmo segundo.

4. Como deve ser a numeração/séries da NF-e em relação à Nota Fiscal em papel?
A numeração utilizada pela NF-e será distinta e independente da numeração utilizada pela nota fiscal em papel. Ressalte-se que a NF-e é uma nova espécie de documento fiscal: o modelo da NF-e é "55" e os modelos das Notas Fiscais em papel correspondentes são "1 ou 1A".

Independentemente do tipo de operação, a numeração da NF-e será sequencial de 1 a 999.999.999, por estabelecimento e por série, devendo ser reiniciada quando atingido este limite.

5. Qual o limite de produtos (itens) em uma única NF-e?
Uma NF-e aceita até 990 itens de produto. Há também um limite de tamanho do arquivo que deve ser transmitido à SEFAZ para se obter a autorização de uso: os arquivos XML não poderão exceder a 500 Kbytes.
Com relação ao DANFE, este poderá ser emitido em mais de uma folha, ou seja, um DANFE poderá ter tantas folhas quantas forem necessárias para discriminação das mercadorias. O contribuinte poderá utilizar também até 50% da área disponível no verso do DANFE.
Importante:

  • Cada NF-e possui apenas um DANFE correspondente, que pode ter uma ou mais folhas. Da mesma forma, cada DANFE corresponde a uma única NF-e;
A chave de acesso deve constar em todas as folhas do DANFE.

6. Em que estabelecimento deve ser emitida a NF-e?
A legislação do ICMS considera cada estabelecimento do contribuinte um estabelecimento autônomo para efeito de cumprimento de obrigação acessória.
Assim, cada estabelecimento do contribuinte deverá estar inscrito no cadastro de contribuintes do ICMS e emitir os documentos fiscais previstos na legislação.
A emissão da NF-e depende de prévio credenciamento do contribuinte junto à SEFAZ de circunscrição do estabelecimento interessado.

O processo de geração e transmissão da NF-e é um processo eletrônico e pode ser realizado em qualquer local, desde que a NF-e seja emitida por um emissor e assinada digitalmente com o certificado digital contendo o nº do CNPJ de qualquer dos estabelecimentos do contribuinte.

7. A NF-e pode ser emitida antes do carregamento da mercadoria? E o DANFE?
No caso de uma operação documentada por NF-e, a mercadoria somente poderá circular quando houver autorização de uso da NF-e e o DANFE correspondente a estiver acompanhando.
Desta forma, a NF-e deverá ser emitida e autorizada pela SEFAZ antes da circulação da mercadoria, cabendo à empresa avaliar o melhor momento para emissão e autorização da NF-e.

Em relação ao DANFE é indiferente para a SEFAZ o momento de sua impressão dentro da rotina operacional interna, que poderá ser posterior ou não ao carregamento da mercadoria, desde que o DANFE correspondente à NF-e que acoberta a operação sempre acompanhe a mercadoria.

8. É possível o envio por lote de NF-e ou a emissão deve ser feito nota a nota?
A emissão e a assinatura digital deve ser feita nota a nota, no entanto, o processo de transmissão da NF-e deve ser realizado em lotes. Os lotes podem conter uma única NF-e ou até 50 NF-e, desde que não exceda a 500 Kbytes.
A título de informação:

  • Um lote com várias NF-e desonera o Web Service (conexão) e onera o processamento da NF-e;
Vários lotes com uma única NF-e onera o Web Service (conexão) e desonera o processamento da NF-e.

9. Se alguma NF-e for rejeitada, todo o lote será rejeitado também?
Não. As NF-e podem ser transmitidas em lote, mas a validação é sempre individual, nota a nota.

Desta forma, se em num lote de 50 NF-e, 3 forem rejeitadas e as demais autorizadas, a SEFAZ retornará a autorização de uso de 47 NF-e e a rejeição de 3 NF-e.

10. A NF-e pode ser emitida/digitada diretamente no site da Secretaria da Fazenda?
Não, o modelo nacional da nota fiscal eletrônica pressupõe a existência de arquivo eletrônico com assinatura digital gerado pelo contribuinte a partir de seu sistema emissor de NF-e que pode ser próprio ou adquirido de terceiros. Inclusive, existe um programa emissor de NF-e gratuito, disponibilizado para download no site do Portal Nacional de NF-e, para uso pelas pequenas empresas.

11. Como proceder ao se emitir uma nota fiscal eletrônica que possui itens não relacionados ao mix de mercadorias comercializadas pelo contribuinte (ex.: apropriação de crédito do ativo permanente)?
Nesses casos, deve ser criado um item próprio na NF-e representando a operação, podendo ser cadastrado um produto para isto (ex.: cadastrar um item para apropriação do crédito do ativo permanente, etc.). Deve-se utilizar o quadro "Dados dos Produtos/Serviços" para detalhar as operações que não caracterizem circulação de mercadorias ou prestações de serviços e que exijam emissão de documentos fiscais (como transferência de créditos ou apropriação de incentivos fiscais, por exemplo).

12. Os campos totalizadores de produtos e impostos em um DANFE emitido em várias páginas devem ser impressos na primeira ou na última página?
Devem ser impressos apenas na primeira página, conforme previsto no Manual de Orientação do Contribuinte - MOC.

13. Qual o modelo a ser utilizado e a série no caso da emissão de NF-e?
O modelo da NF-e é o 55. A série abarca a numeração 001 a 999, sendo que as séries de número 890 a 899 de uso exclusivo para emissão de NF-e avulsa, pelo contribuinte com seu certificado digital, através do site do Fisco; e as séries de número 900 a 999 de uso exclusivo na emissão em contingência.

14. Atualmente, em uma NF em papel emitida no caso de importação de mercadorias, os dados referentes ao imposto de importação, ao PIS e à COFINS são impressos no corpo da NF, na descrição dos produtos. Como fica no caso da NF-e?
Na NF-e, essas informações devem constar no XML da NF-e (há TAGs para esses dados). No DANFE, podem constar nas informações adicionais.

15. Como será feita a validação de dados cadastrais (razão social, CEP, município, endereço, etc.) no momento do envio do arquivo XML?
Estes dados não são validados. Assim como não são feitas validações de cunho fiscal, a grande maioria do conteúdo da NF-e não é validada. Existem poucas exceções, as quais estão previstas na documentação técnica da NF-e (vide Manual de Orientação do Contribuinte - MOC) com motivos de rejeição e regras de validação específicas.

16. A NF-e deverá seguir a numeração sequencial das notas fiscais 1 ou 1-A?
Não, a numeração utilizada na NF-e independe da numeração utilizada nos talonários fiscais ou formulários contínuos da nota fiscal modelo 1 ou 1-A. Ao iniciar o uso da NF-e, o contribuinte deverá iniciar a numeração pelo nº 1, pois se trata de novo modelo de documento fiscal (modelo 55), emitindo as demais notas na sequência.

17. A NF-e pode ser preenchida com mais de um CFOP?
Sim, pois para cada item de mercadoria da NF-e há um CFOP próprio, o que permite a emissão de uma NF-e com mais de um CFOP.

18. É possível imprimir no DANFE, através do programa emissor autônomo da NF-e, a data de vencimento e o valor da venda a prazo?
Sim, desde que tais informações façam parte dos dados da fatura da NF-e. Como atualmente o Emissor de NF-e não imprime os dados das duplicatas no DANFE, caso a empresa necessite apor tais dados neste documento auxiliar, poderá utilizar os campos de dados adicionais, ou também utilizar de sistema próprio para a impressão, quando poderá colocar os dados das duplicatas no mesmo quadro utilizado para a impressão da fatura.

19. É possível alterar uma nota fiscal eletrônica emitida?
Após ter o seu uso autorizado pela SEFAZ, uma NF-e não poderá sofrer qualquer alteração, pois qualquer modificação no seu conteúdo invalida a sua assinatura digital.
O emitente poderá:

  • dentro de certas condições, cancelar a NF-e, por meio da geração de um arquivo XML específico para isso. Da mesma forma que a emissão de uma NF-e de circulação de mercadorias, o pedido de cancelamento de NF-e também deverá ser autorizado pela SEFAZ. O leiaute do arquivo de solicitação de cancelamento poderá ser consultado no Manual de Orientação do Contribuinte - MOC.
  • sanar erros em campos específicos da NF-e, por meio de Carta de Correção Eletrônica - CC-e transmitida à Secretaria da Fazenda nas hipóteses admitidas na legislação tributária.

20. Quais são as condições e prazos para o cancelamento de uma NF-e?
Somente poderá ser cancelada uma NF-e cujo uso tenha sido previamente autorizado pelo Fisco (protocolo "Autorização de Uso") e desde que não tenha ainda ocorrido o fato gerador, ou seja, ainda não tenha ocorrido a saída da mercadoria do estabelecimento. Atualmente o prazo máximo para cancelamento de uma NF-e é de 24 horas (1 dia), contado a partir da autorização de uso.
O pedido de cancelamento de NF-e deverá ser assinado pelo emitente com certificação digital.

21. O que é a inutilização de número de NF-e?
Durante a emissão de NF-e é possível que ocorra, eventualmente, por problemas técnicos ou de sistemas do contribuinte, uma quebra da sequência da numeração. Exemplo: a NF-e nº 100 e a nº 110 foram emitidas, mas a faixa 101 a 109, por motivo de ordem técnica, não foi utilizada antes da emissão da nº 110.
A inutilização de número de NF-e tem a finalidade de permitir que o emissor comunique à SEFAZ, até o décimo dia do mês subsequente, os números de NF-e que não serão utilizados em razão de ter ocorrido uma quebra de sequência da numeração da NF-e. A inutilização de número só é possível caso a numeração ainda não tenha sido utilizada em nenhuma NF-e (autorizada, cancelada ou denegada).
A inutilização do número tem caráter de denúncia espontânea do contribuinte de irregularidades de quebra de sequência de numeração, podendo o fisco não reconhecer o pedido nos casos de dolo, fraude ou simulação apurados.
As NF-e canceladas, denegadas e os números inutilizados devem ser escriturados, sem valores monetários, de acordo com a legislação tributária vigente.

22. As notas que foram canceladas precisam ser inutilizadas?
Não, nenhuma NF-e cancelada pode ter seu número inutilizado. Cada número/série de NF-e poderá encontrar-se apenas em uma das seguintes situações: ter sido utilizado por uma NF-e, autorizada, cancelada, ou denegada, ou então ter sido inutilizado (ou ainda não ter sido utilizado pela empresa em nenhuma destas situações). Assim, após o número estar ocupado com uma NF-e, seja autorizada, cancelada ou denegada, não poderá mais ser inutilizado.

23. Qual a forma estabelecida para a entrega da NF-e ao meu cliente? Esta entrega é obrigatória ou basta entregar o DANFE?
Não há regras estabelecidas da forma como o fornecedor irá entregar a NF-e a seu cliente, de modo que esta entrega pode ocorrer da melhor maneira que aprouver às partes envolvidas. A transmissão, em comum acordo com as partes poderá ocorrer, por exemplo: por e-mail, disponibilizada num site e acessível mediante uma senha, etc.

Com relação à obrigatoriedade da entrega, o § 7º da cláusula sétima do Ajuste SINIEF 07/05 determina que o emitente da NF-e deverá, obrigatoriamente, encaminhar ou disponibilizar download do arquivo eletrônico da NF-e e seu respectivo protocolo de autorização ao destinatário, observado leiaute e padrões técnicos definidos em Ato COTEPE. A cláusula décima do mesmo Ajuste determina que o emitente e o destinatário deverão manter em arquivo digital as NF-e pelo prazo estabelecido na legislação tributária para a guarda dos documentos fiscais, sendo que, caso o destinatário não seja contribuinte credenciado para a emissão de NF-e, alternativamente ao disposto acima, deverá manter em arquivo o DANFE relativo à NF-e da operação.

27. O que acompanhará o trânsito da mercadoria documentada por NF-e?

28. A NF-e será aceita em outros Estados e pela Receita Federal?

29. Como fica a confirmação de entrega da mercadoria com a NF-e?

30. Como proceder nos casos de recusa do recebimento da mercadoria em operação documentada por NF-e?

31. Como enviar a nota fiscal eletrônica para o destinatário (comprador) que não tenha acesso à internet? E no caso de exportação de mercadorias?

32. Os clientes têm obrigatoriedade de acessar algum site e imprimir a NF-e? Em quantas vias?

33. A consulta da validade, existência e autorização de uma NF-e é obrigatória ou facultativa?

34. Como funciona a consulta da NF-e na Internet?

35. Como proceder quando a nota fiscal eletrônica constar como "inexistente" no Ambiente Nacional da NF-e?

36. Por quanto tempo a NF-e poderá ser consultada?

37. Existe alguma forma de se consultar no sistema da Secretaria da Fazenda o status de várias notas fiscais eletrônicas de uma única vez?

38. As empresas que ainda não emitem NF-e poderão escriturar o DANFE sem a consulta da NF-e?

39. Se minha empresa for autorizada a emitir NF-e, ela deverá, obrigatoriamente, estar preparada para receber e escriturar NF-e na entrada de mercadorias?

40. Como os contabilistas terão acesso às NF-e de seus clientes?

41. Como os contabilistas poderão escriturar uma NF-e recebida por uma empresa?

42. Como efetuar a escrituração de 6 caracteres nos arquivos SINTEGRA se a NF-e permite 9 caracteres?

43. Como proceder no caso de problemas com a emissão da NF-e?

44. Como fica a numeração das notas fiscais emitidas em contingência?

45. Uma NF-e transmitida para o SCAN pode ser cancelada? Como?

46. No caso de falta de energia elétrica, é permitido o uso de talonário fiscal em papel?

47. Emitida a NF-e em contingência, através da impressão de DANFE em formulário de segurança ou FS-DA, qual o prazo que a empresa tem para enviar o arquivo XML da NF-e para a SEFAZ de sua circunscrição.

49. As pessoas físicas também podem receber a NF-e?

IV. Programa Emissor NF-e

1. Para que serve o Programa Emissor de Nota Fiscal Eletrônica?
Este Programa é distribuído gratuitamente e serve para emitir Notas Fiscais Eletrônicas. Ele foi desenvolvido pela equipe do Projeto da NF-e da SEFAZ/SP e pode ser utilizado pelas pequenas e médias empresas de todo o país, já que o programa esta integrado aos sistemas de autorização de NF-e das Secretarias de Fazenda de todos os estados.

O programa emissor está disponível para download nos seguintes sites: www.nfe.fazenda.gov.br e www.fazenda.sp.gov.br/nfe, opção Emissor NF-e.

2. Como instala o Emissor de Nota Fiscal Eletrônica?
O usuário interessado precisará:

  • Instalar a última versão do Java JRE. Todos os passos necessários para a esta instalação estão disponíveis no site citado anteriormente. Caso o Java já esteja instalado, o sistema avisará isso ao usuário;
  • Iniciar a instalação do programa emissor de nota fiscal eletrônica. Todos os passos necessários para esta instalação também estão disponíveis neste endereço eletrônico. Após a instalação, para abrir o programa, clique no botão "run" (ou executar).
Importante: quando o usuário abrir o programa, poderá ser apresentada uma tela de atualização automática do programa. Caso esteja conectado à internet, clique em "OK"; caso contrário, clique em "Cancel" (ou "Cancelar").

3. Quais os requisitos mínimos para instalação e uso do Emissor de NF-e?
Os requisitos mínimos para instalação do programa emissor de Notas Fiscais Eletrônicas são:

  • Processador Pentium III ou AMD K6 450 Megahertz ou superior.
  • Memória RAM de 256 Megabytes ou superior. São recomendados 512 Megabytes.
  • Espaço em disco de 98 Megabytes para o Java - JRE 6 e 30 Megabytes para o Programa Emissor NF-e. (sem considerar o espaço necessário ao armazenamento dos dados de cadastro e das NF-e).
Para uso do programa emissor de Notas Fiscais Eletrônicas, a empresa deverá possuir certificado digital tipos A1 ou A3 no padrão ICP-Brasil e possuir acesso à Internet. O estabelecimento emissor deverá também estar credenciado junto à Secretaria da Fazenda do Estado do Acre.

V. DANFE (Documento Auxiliar da NF-e)

1. O que é e para o que serve o DANFE?
O DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica) é uma representação gráfica simplificada da NF-e. Tem as seguintes funções:

  • Conter a chave numérica com 44 posições para consulta das informações da nota fiscal eletrônica (Chave de Acesso);
  • Acompanhar a mercadoria em trânsito, fornecendo informações básicas sobre a operação em Curso (emitente, destinatário, valores, etc.);
  • Auxiliar na escrituração das operações documentadas por NF-e, no caso do destinatário não ser contribuinte credenciado a emitir NF-e;
Colher a firma do destinatário/tomador para comprovação de entrega das mercadorias ou prestação de serviços.

2. Qual a finalidade do código de barras unidimensional impresso no DANFE?
O código de barras unidimensional contém a chave de acesso da nota fiscal eletrônica e permite o uso de leitor de código de barras para consultar a NF-e no portal da Fazenda e nos sistemas de controle do contribuinte.

Esse código é apenas uma representação do Código de Acesso da NF-e (um código numérico de 44 posições). Reforçamos que o DANFE deve conter as duas representações, ou seja, deverá conter tanto o código numérico da Chave de Acesso como o código de barras correspondente.

3. Quem pode imprimir o DANFE e em que momento ele deve ser impresso?
O DANFE deve ser impresso, pelo emitente da NF-e, antes da circulação da mercadoria, pois o trânsito de uma mercadoria documentada por uma NF-e sempre deverá estar acompanhado do DANFE correspondente.

Respeitada a condição anteriormente descrita, o DANFE poderá ser impresso ou reimpresso a qualquer momento para atender às obrigações tributárias dos contribuintes envolvidos, devendo, nos casos de reimpressão, constar esta informação no referido documento.

4. A emissão do DANFE é feita por um sistema individual? Como emitir o DANFE?
Para que não haja nenhuma divergência entre o DANFE e a NF-e, o ideal é que o DANFE seja impresso pelo mesmo sistema gerador da NF-e. Não poderá haver divergências entre a NF-e e sua representação gráfica (DANFE).

5. O DANFE pode ser impresso em papel comum? Nesse caso, como fica a questão da segurança do DANFE?
O DANFE deverá ser impresso em papel, exceto papel jornal, no tamanho mínimo A4 (210 x 297 mm) e máximo ofício 2 (230 x 330 mm), podendo ser utilizadas folhas soltas, formulário contínuo ou formulário pré-impresso e, em caso de contingência, Formulário de Segurança (FS) ou Formulário de Segurança para Impressão de Documento Auxiliar de Documento Fiscal Eletrônico (FS-DA). Na hipótese de venda ocorrida fora do estabelecimento, o DANFE poderá ser impresso em qualquer tipo de papel, exceto papel jornal, em tamanho inferior ao A4 (210 x 297 mm), caso em que será denominado "DANFE Simplificado", devendo ser observado leiaute definido em Ato COTEPE.

A segurança do sistema não é do DANFE em si, mas sim da NF-e a que ele se refere. A chave contida no DANFE é que permitirá, através de consulta no ambiente SEFAZ autorizadora ou subsidiariamente no Portal Nacional, verificar se aquela operação está ou não regularmente documentada por documento fiscal hábil (NF-e) e a que operação este documento eletrônico se refere.

6. É possível a impressão dos produtos em mais de um DANFE? Neste caso, como fica a consulta da NF-e?
Deverá existir apenas um DANFE por NF-e, porém este poderá ser emitido em mais de uma folha, ou seja, poderá ter tantas folhas quantas forem necessárias para discriminação das mercadorias. O contribuinte poderá utilizar também até 50% da área disponível no verso do DANFE.

Como o DANFE é único, o mesmo código de barras representativo da NF-e deverá constar em todas as folhas do DANFE, bem como cada página do DANFE deverá ser numerada sequencialmente, descrevendo a página atual e o total de páginas do DANFE (ex: 1/3).

7. Nos casos de operações interestaduais e de exportação o documento que irá acompanhar as mercadorias poderá ser o DANFE?
Sim, a NF-e substitui a nota fiscal em papel modelos 1 ou 1-A, e o DANFE (representação gráfica simplificada da NF-e) é aceito no trânsito interestadual da mercadoria e no trânsito até o embarque da mercadoria nas operações de exportação.

A Receita Federal, os demais Estados da Federação e o Distrito Federal aprovaram o modelo de nota fiscal eletrônica que é reconhecido como hábil para acompanhar o trânsito e o recebimento de mercadorias em qualquer parte do território nacional.

8. Há obrigatoriedade da guarda do DANFE (emitente e destinatário)?
A regra geral é que o emitente e o destinatário deverão manter em arquivo digital as NF-e pelo prazo estabelecido na legislação tributária para a guarda dos documentos fiscais, devendo ser apresentadas à administração tributária, quando solicitado. Assim, o emitente e o destinatário deverão armazenar apenas o arquivo digital.
No caso da empresa destinatária das mercadorias seja emitente de NF-e, ela não precisará, portanto, guardar o DANFE (pois está obrigada a receber a NF-e), devendo guardar apenas o arquivo digital recebido.
Caso o destinatário não seja contribuinte credenciado para a emissão de NF-e, poderá manter em arquivo o DANFE pelo prazo decadencial estabelecido pela legislação, em substituição ao arquivo eletrônico da NF-e, devendo ser apresentado à administração tributária, quando solicitado.

Importante salientar que o destinatário sempre deverá verificar a validade da assinatura digital, a autenticidade do arquivo digital da NF-e e a concessão da Autorização de Uso da NF-e.

9. Se houver o extravio do DANFE durante o transporte da mercadoria pela transportadora, como o contribuinte emitente deve proceder?
O emitente deverá realizar a reimpressão do DANFE e encaminhá-lo ao transportador ou ao destinatário, registrando no referido documento que se trata de uma reimpressão, caso a mercadoria já tenha sido entregue. O trânsito da mercadoria documentado por uma NF-e sempre deverá estar acompanhado do DANFE correspondente.

A reimpressão poderá ser dispensada se o destinatário já tiver recebido a mercadoria e não mantiver o DANFE em substituição ao arquivo digital da NF-e.

10. No caso de vendas para pessoa física, qual documento será entregue? O DANFE?
A nota fiscal eletrônica substitui, atualmente, a nota fiscal de circulação de mercadorias modelo 1 ou 1A, normalmente emitida em operações entre empresas. É possível que as empresas emitam a nota fiscal modelo 1 ou 1A também a consumidores pessoas físicas em determinadas situações.
Em quaisquer dos casos, a nota fiscal modelo 1 ou 1 A poderá ser substituída pela nota fiscal eletrônica, sendo que o consumidor final, pessoa física, receberá o DANFE como representação do documento fiscal e deverá consultar a sua existência e validade pela Internet.

11. Como adquirir Formulário de Segurança para Impressão de Documento Auxiliar de Documento Fiscal Eletrônico (FS-DA) para impressão do DANFE?
O uso do Formulário de Segurança - Documento Auxiliar (FS-DA) para impressão do DANFE só é obrigatório nos casos de emissão de NF-e em contingência.
As Secretarias de Fazenda simplificaram o processo, dispensando a exigência de Regime Especial e Autorização de Impressão de Documentos Fiscais - AIDF, sendo necessária, apenas, a aprovação, por parte da SEFAZ da unidade da federação do emissor, do Pedido de Aquisição de Formulário de Segurança (PAFS), no caso de aquisição de Formulário de Segurança - Documento Auxiliar (FS-DA) - CONVÊNIO ICMS 96, DE 11 DE DEZEMBRO DE 2009.

Tendo sido aprovado o PAF`s pelo fisco, o FS-DA poderá ser adquirido de distribuidores ou gráficas locais credenciados.

12. O formulário de segurança pode ser usado por vários estabelecimentos da mesma empresa?
Sim, o formulário de segurança adquirido por uma empresa (matriz, por exemplo) pode ser utilizado em todos os seus estabelecimentos (ex.: filiais) da mesma unidade federada. O PAF`s deverá ter sido autorizado pela SEFAZ da UF do próprio emissor, não sendo possível a utilização de formulário de segurança adquirido por autorização de outra UF.

13. É obrigatória a inserção de elementos como data, horário de saída, placa do veículo e transportadora no DANFE?
Sim, a inserção dessas informações é obrigatória, caso a empresa tenha acesso a estas informações antes da emissão da NF-e.

14. Em uma situação em que o DANFE seja impresso em mais de uma página, da segunda página em diante pode-se imprimir somente os dados do emitente, chave de acesso e seu código de barras e os produtos?
O DANFE poderá ser emitido em mais de uma folha. Cada uma das folhas adicionais deverá conter, na parte superior, no mínimo, as seguintes informações, impressas na mesma disposição e tamanho definidos para a primeira folha:

  • Dados de Identificação do Emitente;
  • As descrições "DANFE" em destaque, e "Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica";
  • O número e a série da NF-e, o tipo de operação, se Entrada ou Saída, além do número total de folhas e o número de ordem de cada folha;
  • Código(s) de barras;
  • Campos Natureza da Operação e Chave de Acesso; e
  • Demais campos de identificação do emitente: Inscrição Estadual, Inscrição Estadual do Substituto Tributário e CNPJ.

A área restante das folhas adicionais poderá ser utilizada exclusivamente para apor:

  • Os demais itens da NF-e que não couberem na primeira folha do DANFE, mantendo-se as mesmas colunas com a mesma disposição e largura utilizadas na primeira folha; e/ou
  • As demais informações complementares da NF-e que não couberem no campo próprio da primeira folha do DANFE.

Até 50% do verso de qualquer folha do DANFE poderá ser utilizado para continuação dos dados do quadro "Dados dos Produtos/Serviços", do campo "Informações Complementares" ou para uma combinação de ambos. Sempre que o verso do DANFE for utilizado, a informação "CONTINUA NO VERSO" deverá constar no anverso, ao final dos quadros "Dados dos Produtos/Serviços" e "Informações Complementares", conforme a utilização.
O número de ordem e o número total de folhas deverão ser impressos na parte superior de cada uma das folhas do DANFE, inclusive na primeira, mesmo que se utilize uma única folha.

O leiaute do DANFE pode ser consultado nos Anexos do Manual de Orientação do Contribuinte - MOC.

15. No canhoto do DANFE, podem ser impressas outras informações além das constantes no modelo do Manual de Orientação do Contribuinte (ex.: valor total da NF, entregador da NF, vendedor)? O DANFE pode ter mais de um canhoto (ex.: um para o transportador assinar, outro para o destinatário da mercadoria assinar)?
Sim, novos campos podem ser adicionados sem a necessidade de autorização especial. Também é possível adicionar mais de um canhoto no DANFE, para o caso de a empresa querer documentar o recebimento da mercadoria pela transportadora e pelo adquirente da mercadoria. Deve-se observar, porém, que:

  • O DANFE pode ser impresso no formato retrato, caso em que o canhoto ficará localizado na extremidade superior do formulário, ou no formato paisagem, com o canhoto localizado na extremidade esquerda do formulário;
  • O deslocamento do canhoto ou adição de novo canhoto só pode ser efetuado no DANFE impresso no modo retrato;
Em formulário de segurança, o DANFE será impresso sempre no tamanho A4 e no modo retrato, sendo, neste caso, vedado o deslocamento do canhoto para a extremidade inferior do formulário.

16. Há um leiaute obrigatório para o DANFE?
Sim, o DANFE deve seguir o leiaute previsto no Manual de Orientação do Contribuinte.

17. O que deve ser feito com o canhoto da DANFE assinado pelo cliente? Deve ser armazenado?
O canhoto possui finalidade comercial, e não fiscal, sendo utilizado na confirmação de recebimento da mercadoria. O ideal é guardar o canhoto, para o caso de o fisco solicitar, numa eventual auditoria, a comprovação da entrega ou recebimento da mercadoria descrita na NF-e.

18. No caso da nota fiscal modelo 1, o retorno de vasilhames é acobertado por uma via adicional da nota fiscal. E no caso da NF-e?
Quando a legislação tributária exigir a utilização específica de vias adicionais para as notas fiscais, o contribuinte que utilizar NF-e deverá imprimir o DANFE com o número de cópias necessárias para cumprir a respectiva norma. Assim, nas saídas de vasilhames, recipientes e embalagens, inclusive sacaria, em retorno ao estabelecimento remetente ou a outro do mesmo titular ou a depósito em seu nome, poderá ser utilizada uma via adicional do DANFE para acobertar o trânsito de mercadorias.

VI. Certificação Digital

1. Como é garantida a validade jurídica de uma NF-e?
A NF-e tem a sua validade jurídica garantida pela assinatura digital (através de certificado digital do emitente no padrão ICP Brasil, que dá, ao documento, a certeza de sua integridade e de sua autoria) e pela autorização de uso pela administração tributária da unidade federada do contribuinte, antes da ocorrência do fato gerador.

2. Assinatura digital é a mesma coisa que senha web? Como adquirir uma assinatura digital?
Assinatura digital e senha web são diferentes e têm finalidades distintas. A assinatura digital é um processo que possibilita a verificação de integridade e identifica a autoria de um arquivo eletrônico, ou seja, a assinatura digital permite saber quem é o autor de um arquivo eletrônico e se o mesmo não foi modificado. A senha é uma forma de limitar o acesso de um sistema de informação, sendo muito utilizado em transações eletrônicas.

Para possuir uma assinatura digital é necessária a aquisição de um certificado digital junto às Autoridades Certificadoras que oferece, além da assinatura digital, outras funcionalidades como a identificação do usuário e o controle de acesso de forma mais segura e eficiente que o sistema de senhas.

3. Que tipo de certificado digital minha empresa deverá adquirir para assinar as notas fiscais eletrônicas?
O certificado digital utilizado na nota fiscal eletrônica deverá ser adquirido junto à Autoridade Certificadora credenciada pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira - ICP-Brasil, devendo conter o CNPJ do estabelecimento ou de sua matriz.

4. Caso minha empresa possua vários estabelecimentos que irão emitir NF-e, será necessário adquirir um certificado digital para cada estabelecimento?
Não, a empresa poderá optar por utilizar, por exemplo, o certificado digital da matriz para assinar as NF-e emitidas pelas filiais, ou vice-versa.

5. Para o certificado ICP Brasil, há possibilidade de delegação pelo representante legal da empresa?
Os certificados digitais emitidos por autoridades certificadoras credenciadas pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira - ICP-Brasil, seguem as definições da Declaração de Práticas de Certificação (DPC) de cada autoridade certificadora e fica limitada por esta DPC.
No caso específico do e-CNPJ, a DPC da AC-SRF exige que o certificado digital seja emitido para a empresa, tendo como responsável uma pessoa física que seja representante legal da empresa, o que dificulta a delegação para terceiros.
Todavia, existem outros certificados digitais do tipo PJ-múltiplo que não têm esta restrição e que podem ser emitidos pela empresa para qualquer pessoa que ela desejar, sendo este o mais indicado para a emissão da NF-e.

6. Em que etapas da geração da NF-e é necessária a utilização de certificado digital?
O certificado digital no padrão ICP-Brasil será necessário em dois momentos:
a) o primeiro é na assinatura digital do documento eletrônico. O certificado digital deverá conter o mesmo CNPJ do estabelecimento emitente ou de sua matriz ou de outras filiais da mesma empresa;
b) o segundo é na transmissão do documento eletrônico. Qualquer certificado digital no padrão ICP-Brasil, ainda que não esteja ligado à empresa emitente, poderá transmitir o documento eletrônico para a Secretaria da Fazenda e recuperar a resposta com a autorização de uso, rejeição ou denegação da NF-e.
Importante: apenas o certificado digital que efetuou a transmissão do arquivo eletrônico poderá resgatar a resposta de Autorização de uso, rejeição ou denegação.

7. É necessário o envio da chave pública dos certificados digitais para a Secretaria da Fazenda?
Não é necessário enviar a chave pública do certificado digital para a SEFAZ. Basta que elas estejam válidas no momento da conexão e verificação da assinatura digital.

8. O certificado digital de um estabelecimento situado no Estado de SP é válido para outros Estados ou é preciso que cada estabelecimento tenha um certificado digital próprio?
O certificado digital é válido para toda a empresa, possua ela um ou mais estabelecimentos. Assim, o certificado digital do estabelecimento de SP, seja ele matriz ou filial, pode ser utilizado para os demais estabelecimentos da empresa localizados em outros Estados.

09. O certificado digital utilizado para a NF-e também é válido para o SPED Fiscal?
Sim, o certificado digital utilizado para a NF-e pode ser utilizado também no SPED Fiscal.

10. Minha empresa utiliza o software emissor NF-e disponibilizado pela SEFAZ para emissão de NF-e. Há algum problema de o software ser instalado uma única vez em um servidor e em ser acessado por 2 usuários diferentes (filiais) ao mesmo tempo?
O emissor disponibilizado pela SEFAZ não é multiusuário. Ele não foi desenvolvido para ser utilizado em rede.

11. O e-CPF pode ser usado como certificado digital para a NF-e? E o e-CNPJ?
O certificado digital a ser utilizado deverá ser de pessoa jurídica, do tipo A1 ou A3. O e-CPF não pode ser utilizado para a NF-e; já o e-CNPJ pode, no entanto não é o mais indicado. O ideal é utilizar e um e-PJ, a ser emitido especificamente para o processo de assinatura de NF-e.

12. O certificado digital pode ser instalado em mais de um computador ou apenas no utilizado pelo programa emissor das notas?
O certificado digital pode ser instalado em um ou mais computadores, da forma como o contribuinte entender mais conveniente.

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